Главная » Полезные статьи » Windows » Microsoft Office » Office 2010: Режим Backstage – вкладка Info Информация
Распечатать статью

Office 2010: Режим Backstage – вкладка Info Информация

Привет, меня зовут Марина. Я руководитель программ в отделе разработки пользовательского интерфейса Office. В предыдущих записях блога мы рассказывали вам о новом представлении Backstage. Сегодня я расскажу о вкладке «Info» (Информация): эта вкладка по умолчанию отображается при входе в представление Backstage.

При работе с документом вам доступны разнообразные данные о его текущем состоянии. К сожалению, просмотр всей этой информации затруднен, так как она распределена по различным частым приложения: в диалоговых окнах, в строке заголовка, строке состояния, в диалоговом окне свойств или даже в Проводнике Windows.
Некоторые сведения отображаются всегда (например, число слов, указываемое в строке состояния), а некоторые сведения можно найти только в том случае, если пользователь знает, где их искать (скрыты ли персональные данные в свойствах файла?). Более того, некоторые данные недоступны из программы Office (каков полный путь к файлу?)

Сведения о документе могут находиться в разных частях продукта:

Различные диалоговые окна со сведениями о документе

Office 2010 предоставляет способ просмотра всех доступных данных о документе в одном месте.  Кроме того, программа отображает все данные в уже готовом виде, чтобы пользователю не приходилось искать их самостоятельно.  Теперь перед отправкой файла потенциальному работодателю вы не забудете запустить определенные функции.  Если документ находится в неизвестном состоянии, то вы увидите это при его отправке на общий файловый ресурс.

Вкладка «Info» (Информация) представления Backstage содержит все подобные данные :

Пример вкладки информации Office 2010

Вкладка «Info» (Информация) содержит множество функций, облегчающих работу с документами. В этой записи я остановлюсь лишь на некоторых из них.

Иногда знание основных свойств документа позволяет принять решение.  Вкладка «Info» (Информация) позволяет сразу увидеть, когда документ был в последний раз изменен, и кто выполнил это изменение.  Кроме того, вы можете увидеть размер файла документа без выхода из приложения и необходимости открытия Проводника Windows:

Пример свойств документа

В приложениях Office всегда возникали трудности получения полного пути к редактируемому документу.  Этот путь теперь отображается на вкладке «Info» (Информация) и доступен для копирования и вставки в любое требуемое расположение:

Путь текущего документа на вкладке информации

Чтобы защитить документ от случайного редактирования, но не запрещать пользователям редактирование по необходимости, используйте функцию Mark as Final (Пометить как окончательный).  Для этого на вкладке «Info» (Информация) выберите соответствующий переключатель, чтобы указать на то, что документ является окончательным:

Редактирование разрешений на вкладке информации

После этого документ будет переведен в режим только для чтения и будет отображаться всем пользователям как окончательный.  В случае, если необходимо внести изменения, это состояние легко изменить.

Преимущества сведений о состоянии рабочего пространства

При разработке режима Backstage мы подумали о том, что пользователю интереснее узнать о текущем состояниисвоего документа, а не прочитать описание функции, которая обеспечивает это состояние.

Вместо того, чтобы сообщать вам о возможности «Увеличения уровня безопасности документа путем добавления шифрования» и заставлять вас размышлять о необходимости использования этой функции (или о том, была ли она уже применена), программа позволяет указать, что «Все могут открывать, копировать и изменять любую часть этого документа».  Сведения о текущем состоянии документа облегчают принятие решения, если для изменения этого состояния необходимо использовать одну из доступных функций.

Меню Office в Office 2007 содержит список функций, которые используются для подготовки документа к распределению:

Средства подготовки меню Office в Office 2007

В представлении Backstage Office 2010 программа помимо списка доступных функций предоставляет сведения о текущем состоянии документа без необходимости предварительного самостоятельного запуска этих функций:

Общие функции вкладки информации

Конечно, если состояние документа отличается от состояния по умолчанию, сведения обновляются для отражения текущего состояния и выделяются для привлечения внимания пользователя к изменениям:

Выделенные разрешения вкладки информации

Другим примером того, что отображение состояния документа эффективнее, является функция инспектора документов.  Инспектор документов просматривает документ и выполняет в нем поиск персональных данных (например, имени автора) или скрытого содержимого (например, скрытых листов и комментариев) — то есть содержимого, показ которого посторонним людям может быть нежелательным.

Раньше пользователям приходилось постоянно помнить о необходимости запуска этой функции, чтобы выявить такое содержимое в документе.  В пакете Office 2010 эти сведения предоставляются без необходимости запуска инспектора:

Подготовка к совместному использованию на вкладке информации

Просмотр вкладки «Info» (Информация) в представлении Backstage позволяет сразу понять, что документ содержит некоторые забытые элементы и скрытые листы, которые скорее всего следует удалить.

Контекстная информация

В дополнение к сведениям о содержимом документа (например, свойства документа, сведения о разрешениях, наличии скрытых данных и т. д.) программа всегда сообщает о нахождении документа в особом состоянии.  Эта контекстуальная информация не всегда необходима, в противном случае пользователь бы получал избыточные сведения обо всех возможных состояниях документа.  Подобная информация отображается только в том случае, если документ находится в особом состоянии, а пользователь может в результате выполнить определенные действия.

Например, рабочая книга может содержать отключенные макросы, которые необходимы для корректной работы файла, но заблокированы для предотвращения атаки на компьютер.  Вкладка «Info» (Информация) отобразит эту контекстную информацию и позволит включить макросы:

Предупреждение о безопасности на вкладке информации

Контекстная информация также отображается при работе с файлами, созданными в предыдущих версиях Office.  В этом случае документ может находиться в режиме совместимости с отключенными новыми расширенными возможностями.  Это состояние отражается на вкладке «Info» (Информация), что позволяет пользователю при желании преобразовать файл в формат последней версии для использования новых функций:

Сведения о режиме совместимости на вкладке информации

Если документ размещен на сайте SharePoint, а вы используете функции совместного редактирования, рабочие процессы, возврат или политику, то на вкладке «Info» (Информация) всегда будут отображаться действия, выполняемые с документом.  Например, если пользователю назначена задача рабочего процесса, то это будет отражено на вкладке «Info» (Информация):

Сведения о рабочем процесса на вкладке информации

Источник: apocalypse.moy.su

Вы можете оставить комментарий, или обратную ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий

Похожие статьи